Murupolku

Asiakirjajulkisuuskuvaus

Asiakirjajulkisuuskuvaus

Selvitys asiakirjajulkisuuden toteutumisesta (tiedonhallintalaki § 28)

Tiedonhallintayksikön on ylläpidettävä kuvausta sen hallinnoimista tietovarannoista sekä asiarekisteristä tiedonhallintalain (906/2019) 28 §:n mukaisesti.

Ilomantsin kunta muodostaa laissa mainitun tiedonhallintayksikön.

Asiakirjajulkisuuskuvauksen tarkoituksena on antaa kuntalaisille yleiskuvaus Ilomantsin kunnan asiarekistereiden ja palvelujen tiedonhallinnasta. Lisäksi kuvauksen tavoitteena on auttaa asiakkaita kohdistamaan tietopyyntönsä oikealle viranomaiselle, sekä yksilöimään tietopyynnön sisältö julkisuuslain (621/1999) edellyttämällä tavalla. Asiakirjakuvauksen avulla kerrotaan myös, missä laajuudessa kunta käsittelee tietoja tuottaessaan palveluja tai käsitellessään asioita. Mahdollisuus saada tieto siitä, mitä tietovarantoja kunnalla on, palvelee hallinnon avoimuutta.

Tietovarannot ja rekisterit

Tietovarannot ja rekisterit

Tiedonhallintalain 25 §:n mukaan kunnan on ylläpidettävä viranomaisen käsittelyssä olevista ja olleista asioista asiarekisteriä, johon rekisteröidään asiaa, asiankäsittelyä ja asiakirjoja koskevat tiedot. Asiarekisterillä tarkoitetaan päätöksentekojärjestelmää ja muita asianhallintaan kuuluvia tietojärjestelmiä. Hallinnollisten asioiden asiarekisteriin kirjataan kaikki vireille tulleet asiat, niihin liittyvät toimenpiteet sekä asiakirjat.

  • Asialla tarkoitetaan viranomaisen käsiteltäväksi saamaa tai ottamaa kokonaisuutta, jonka tuloksena viranomaisen toimintaprosessissa (asiankäsittelyprosessissa) tehdään toimenpiteitä, jonka tavanomaisena tuloksena syntyy viranomaisen tekemä ratkaisu, joka voi olla esimerkiksi hallintopäätös, määräys, lausunto, ohje tai muu viranomaisen kannanmuodostus.
  • Asiakirjallisilla tiedoilla tarkoitetaan organisaation tehtävien ja niiden käsittelyprosessien yhteydessä kertyvää tietoa, jonka organisaatio on tuottanut tai vastaanottanut osana tehtäviään ja jota se säilyttää tietovarantona sekä todisteena.
  • Asiankäsittelyyn liittyvät toimenpiteet ovat aloitus-, väli- tai lopputoimenpiteitä asian käsittelyssä. Esimerkkejä toimenpiteen tyypistä ovat valmistelu, päätöksenteko, tiedoksianto ja muutoksenhaku.

Ilomantsin kunnan päätöksentekojärjestelmä on nimeltään Dynasty 10  ja sillä hallitaan asioiden vireilletuloa, asioiden hallintaa, valmistelutyötä, päätöksentekoa, tiedoksiantoa, muutoksenhakua, julkaisemista, toimielintyöskentelyä sekä asiointia. 

Hakutekijät, joilla asiakirjoja voi hakea

Hakutekijöinä voi käyttää esimerkiksi henkilön nimeä, henkilötunnusta, kiinteistötunnusta tai asianumeroa (diaarinumeroa).

Ohjeita tietopyynnön tekemiseen

Ohjeita tietopyynnön tekemiseen

Ilomantsin kunnan asiakirjoja koskevat tietopyynnöt lähetetään:
sähköposti: kirjaamo@ilomantsi.fi
kirjeenä: Ilomantsin kunta, Soihtulantie 7, 82900 Ilomantsi

Julkiseen asiakirjaan kohdistuva tietopyyntö

Julkiseen asiakirjaan kohdistuva tietopyyntö

Tietopyyntö on hyvä yksilöidä mahdollisimman tarkasti, jotta asiakirjan löytäminen helpottuu. Tietopyynnössä tulisi yksilöidä mitä asiakirjaa tai asiakirjoja pyyntö koskee. Esimerkiksi asiakirjan päivämäärä tai otsikko helpottavat hakua huomattavasti. Jos tietopyyntö koskee julkista asiakirjaa, ei tietopyyntöä tarvitse perustella eikä tiedon pyytäjän tarvitse kertoa, mihin tietoa käytetään. Julkista asiakirjaa koskeva tietopyyntö voidaan laatia vapaamuotoisesti suullisesti, sähköpostitse tai kirjeitse.

Salassa pidettävään asiakirjaan kohdistuva tietopyyntö

Salassa pidettävään asiakirjaan kohdistuva tietopyyntö

Pyydettäessä tietoa salassa pidettävästä asiakirjasta tai asiakirjoista, joista tieto voidaan luovuttaa vain tietyin edellytyksin, asiakirjan pyytäjän tulee ilmoittaa tietojen käyttötarkoitus ja pystyä todentamaan henkilöllisyytensä. Kunta voi pyytää asiakirjan pyytäjältä myös muita lisätietoja, jos niitä tarvitaan tietojen luovuttamisen edellytysten selvittämiseksi.

Linkki tietopyyntölomakkeeseen

Henkilötietoihin liittyvät tietopyynnöt

pyydämme edelleen toimittamaan niitä varten laadituilla lomakkeilla.

Linkit:

Sähköiset pyyntölomakkeet ovat Miunpalvelussa. Päästäksesi pyyntöjä tekemään, joudut tunnistautumaan esim. pankkitunnuksilla. Sähköinen palvelupyyntö

Tietopyyntöjen käsittelyn aikarajat

Tietopyyntöjen käsittelyn aikarajat

Tieto julkisesta asiakirjasta annetaan mahdollisimman pian, viimeistään kahden viikon kuluessa tietopyynnön tekemisestä. Jos asian käsittely ja ratkaisu vaativat erityistoimenpiteitä tai tavanomaista suuremman työmäärän, tieto julkisesta asiakirjasta annetaan tai asia ratkaistaan viimeistään kuukauden kuluessa tietopyynnön tekemisestä. Myös salassa pidettävien asiakirjojen luovuttamisen käsittelyaika on maksimissaan yksi kuukausi.

Asiakirjasta riippuen kunta voi luovuttaa pyydetyt tiedot joko sähköisinä, paperisina tai asiakirjoihin voi tutustua paikan päällä. Kunnan viranomaisen asiakirjasta, joiden lunastuksesta ei ole toisin säädetty tai määrätty, peritään kunnalle maksuja asiakirjojen lunastus- ja lähetysmaksut -taksan mukaisesti.

Linkki Kunnanhallituksen palvelu- ja käyttökorvausmaksut 2023

Tietovarannot ja asiarekisterit osastoittain

Tietovarannot ja asiarekisterit 

Kunnanhallitus

  • Asianhallintapalvelut: Tiedonhallintaan ja viestintään liittyvä asiankäsittely sekä lakisääteisten tehtävien hoitamiseen liittyvä asiankäsittely. (Dynasty 10)
  • Palkka ja henkilöstöhallinto: Henkilöstön palkkaaminen ja palvelussuhteen aikainen asiankäsittely. (CGI HR (Populus), Dynasty 10, KuntaRekry)
  • Taloushallintopalvelut: Talouteen liittyvä asiankäsittely. (Raindance)
  • Valvontarekisterit: Video ja kulunvalvontaan liittyvä asiankäsittely. 

Hyvinvointilautakunta

  • Liikenneasiat: Koulu- ja asiointiliikenteeseen liittyvä asiankäsittely. (Dynasty 10, MultiPrimus, Wilma)
  • Sivistys-, kulttuuri- ja liikunta-asiat: Sivistys-, kulttuuri- ja liikunta-asioihin liittyvä asiankäsittely.
    • varhaiskasvatus Daisy
    • perusopetus ja lukio Multi Primus (Kurre, Primus, Wilma)
    • kansalaisopisto Hellewi
    • kirjasto, Koha (Joensuun kaupunki/Vaara-kirjastot)

Kuntaympäristölautakunta

  • Rakennusvalvonnan ja ympäristötoimen viranomaistehtävät: Ympäristöasioihin liittyvä asiankäsittely. Rakennus- ja toimenpidelupiin liittyvä asiankäsittely. (miunpalvelut.fi  ja Dynasty 10, KuntaNet 7, MapInfo) 
  • Asuntoviranomaisen palvelut:  Asumiseen liittyvä asiankäsittely. (Dynasty 10)
  • Yksityistiet: Yksityistieasioihin liittyvä asiankäsittely. (miunpalvelut.fi ja Dynasty 10)
  • Vesihuoltoon liittyvä asiankäsittely (VesikantaPlus, KulutusWeb, Rondo R 8, Raindance, Keypro)